La Secretaria General
de la Universidad de Granada
Informa
Estimadas y estimados miembros del PDI,
Por medio del presente se comunica la Instrucción nº 1/2026 de la Secretaria General, por la que se establecen los criterios técnicos para la conservación y eliminación de exámenes y documentos de evaluación en la Universidad de Granada, en tanto parte del patrimonio documental de nuestra institución.
En esta materia, es preciso dar cumplimiento, de un lado, a lo dispuesto en la Normativa de Evaluación y Calificación de estudiantes de la Universidad de Granada, y, de otro, a la Orden de 7 de julio de 2000, por la que se regula el funcionamiento de la Comisión Andaluza calificadora de documentos administrativos y los procesos de identificación, valoración y selección documentales (BOJA núm. 88, de 1 de agosto de 2000). Orden que es vinculante en todo lo que atañe a la conservación y eliminación de documentos emanados por el personal de la Universidad en el desempeño de sus funciones, en este caso académicas.Ejemplo de cumplimentación de la Hoja de Eliminación y de la Hoja de Remisión de las Muestras de Exámenes.
A continuación, se resumen los puntos clave que deben observar los departamentos, centros y el personal docente:
- Deber de conservación general: el profesorado debe conservar los exámenes y materiales de evaluación (incluyendo trabajos, memorias de prácticas, TFG y TFM) hasta la finalización del curso académico siguiente al de su realización. En caso de reclamación o recurso, la conservación es obligatoria hasta la conclusión del procedimiento correspondiente por resolución firme.
- Muestreo para el Archivo Universitario: para preservar la memoria institucional, se debe seleccionar un muestreo cada cinco años por titulación. Este consistirá en un modelo de examen y un examen o trabajo real de una asignatura (rotando las asignaturas en cada periodo de muestreo). Las personas responsables de la coordinación de Grado y Máster deberán indicar anualmente las asignaturas sujetas a este deber. La documentación resultante de aplicar los criterios de muestreo se deberá remitir, para su conservación, al Archivo Universitario.
- Procedimiento de eliminación:
1. Ámbito de aplicación de la instrucción: está autorizada la eliminación de series documentales entre 1972 y 2024, exceptuando el muestreo y documentos con recursos pendientes.2. Antes de la eliminación de documentos de evaluación correspondientes a ese periodo: las "oficinas productoras" (departamentos o centros) deben enviar con carácter previo a su eliminación la relación de documentos a eliminar al Archivo Universitario para obtener el informe favorable de la Comisión Andaluza de Valoración de Documentos.
3. Eliminación: una vez autorizada, la destrucción física se realizará en la propia oficina productora (departamento o centro), mediante métodos que garanticen la imposibilidad de reconstrucción y la salvaguarda de datos personales (se recomienda el uso de destructoras de papel).
4. Tras la eliminación, se debe remitir el "Acta de eliminación" al Archivo Universitario en un plazo de diez días.
La colaboración de los departamentos y centros, y en particular de las personas titulares del cargo de Secretaria/o de Departamento, Facultad o Escuela, en ejercicio y en el ámbito de sus funciones, es imprescindible para el correcto cumplimiento de estas directrices normativas y organizativas.
Pueden consultar el texto íntegro de la Instrucción y los anexos con el resumen ejecutivo en la web de la Secretaría General:
https://secretariageneral.ugr.es/areas-gestion/normativa-resoluciones-rector/instrucciones
Y, para mayor información, pueden contactar con el Archivo Universitario: https://archivo.ugr.es/informacion/organizacion
Atentamente,
María del Carmen García Garnica
Secretaria General