Asesoramiento
Tal y como indica el Reglamento del Archivo Universitario, entre las funciones de este se encuentra la de asesorar a la Administración Universitaria en todo lo concerniente a la organización y tratamiento técnico de la documentación producida y recibida por los diferentes centros, departamentos y servicios.
Para cualquier consulta en este sentido, puede ponerse en contacto con el Archivo.
En esta línea de trabajo, el AUG ha elaborado unos Tutoriales sobre prácticas archivísticas que pueden resultar útiles para determinados aspectos prácticos de la actividad administrativa.
- Principios para la organización de archivos administrativos (pdf)
- Buenas prácticas administrativas y archivo electrónico (pdf)
Remisión de documentación al Archivo
Cuando un centro o servicio está interesado en remitir documentación al Archivo, el primer paso a seguir es establecer contacto con el Archivo, donde se le indicará en función del volumen de la documentación, las signaturas que les corresponde y la fecha en que esta puede realizarse y el procedimiento para el envío de la documentación.
La documentación deberá ir acompañada de la correspondiente Formulario de remisión, que puede descargarse en el botón inferior, junto con las instrucciones, para su correcta cumplimentación.
En el caso de tratarse de una remisión de expedientes, académicos o personales, será necesario enviar al archivo una Hoja excel, cuyo modelo se facilita, con los datos que se indican en las instrucciones.
El Archivo no aceptará ninguna remisión que no incluya el Formulario, donde se indique convenientemente el carácter y la cantidad de de la documentación transferida, así como la la Hoja excel, ambos correctamente cumplimentados.
Descarga de la documentación:
- Instrucciones para la remisión de documentación al Archivo (pdf)
- Formulario de Remisión (doc)
- Instrucciones para la cumplimentación de la hoja de remisión (pdf)
- Hoja Excel (xlsx)
- Instrucciones cumplimentar la Hoja Excel para expedientes de estudiantes (docx)
- Instrucciones cumplimentar la Hoja Excel para expedientes de personal (doc)
Eliminación de documentación general
Cuando un centro o servicio pretenda eliminar documentación, siempre que se trate de Duplicados o documentación informativa, se pondrá en conocimiento del Archivo, y, siempre Previa conformidad por parte del mismo, se procederá a cumplimentar el siguiente formulario, de forma que pueda procederse a la recogida y eliminación de la misma de forma segura. Descarga de la documentación:
Eliminación de exámenes y documentos de evaluación
Cuando un departamento/docente quiera eliminar exámenes y documentos de evaluación debe tener en cuenta la siguiente normativa aplicable y debe ponerse en contacto con el Archivo para la entrega de muestras y la eliminación de dicha documentación.
Normativa a seguir según la Comisión Andaluza de Valoración de Documentos (CAVD:
Tabla de valoración 170 “Exámenes y documentos de evaluación”
Se podrá eliminar la serie en su totalidad. Dicha eliminación se realizará en el archivo de oficina al finalizar el curso académico siguiente al de la realización de los trabajos, exámenes o pruebas de evaluación. No se podrán eliminar aquellos expedientes que recojan actos que hayan sido recurridos, que sean objeto de alguna actuación administrativa especial o que correspondan a relaciones jurídicas vigentes. De los documentos a eliminar se realizará un muestreo, consistente en la conservación de un modelo de examen y de un examen y/o un trabajo u otra prueba de evaluación por titulación cada cinco años, independientemente de que tenga una o varias convocatorias, seleccionando asignaturas distintas cada vez que se realice el muestreo.
- Formulario de remisión de muestras de exámenes y documentos de evaluación (doc)
- Formulario para la eliminación de la documentación (doc)
- Ejemplo de cumplimentación de la Hoja de Remisión de Muestras
- Ejemplo de cumplimentación de la Hoja de Eliminación
Procedimiento de forma esquematizada:
Encuesta de satisfacción de usuarios
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