Conseil
Comme l'indique le règlement des archives de l'université, l'une de ses fonctions est de conseiller l'administration de l'université pour tout ce qui concerne l'organisation et le traitement technique de la documentation produite et reçue par les différents centres, départements et services.
Si vous avez des questions à ce sujet, veuillez contacter les Archives.
Dans ce cadre, l'AUG a développé des tutoriels sur les pratiques archivistiques qui peuvent être utiles pour certains aspects pratiques de l'activité administrative :
- Principes d'organisation des archives administratives (pdf).
- Bonnes pratiques administratives et archivage électronique (pdf)
Renvoi de la documentation aux archives
Lorsqu'un centre ou un service souhaite envoyer de la documentation aux archives, la première étape consiste à contacter les archives, où, en fonction du volume de la documentation, il sera informé des symboles correspondants et de la date à laquelle cela peut être fait, ainsi que de la procédure d'envoi de la documentation.
La documentation doit être accompagnée du formulaire de soumission correspondant, qui peut être téléchargé à partir du bouton ci-dessous, ainsi que des instructions pour le remplir correctement.
Dans le cas d'un renvoi de dossiers académiques ou personnels, il sera nécessaire d'envoyer aux archives une FICHE EXCEL, dont le modèle est fourni, avec les données indiquées dans les instructions.
Les Archives n'accepteront aucun envoi sans le FORMULAIRE, indiquant la nature et la quantité de la documentation transférée, ainsi que la FICHE EXCEL, tous deux correctement remplis.
Télécharger la documentation:
- Instrucciones para la remisión de documentación al Archivo (pdf)
- Formulario de Remisión (doc)
- Instrucciones para la cumplimentación de la hoja de remisión (pdf)
- Hoja Excel (xlsx)
- Instrucciones cumplimentar la Hoja Excel para expedientes de estudiantes (docx)
- Instrucciones cumplimentar la Hoja Excel para expedientes de personal (doc)
Suppression de la documentation générale
Lorsqu'un centre ou un service a l'intention d'éliminer de la documentation, pour autant qu'il s'agisse de DUPLICATS OU DE DOCUMENTATION D'INFORMATION, les archives en sont informées et, sous réserve de leur accord, le formulaire suivant est rempli, afin que la documentation puisse être collectée et éliminée en toute sécurité:
Élimination des examens et des documents d'évaluation
Lorsqu'un département/enseignant souhaite éliminer des examens et des documents d'évaluation, les réglementations applicables suivantes doivent être prises en compte et les Archives doivent être contactées pour la fourniture d'échantillons et l'élimination de ces documents.
Un programme est actuellement en place avec la Faculté de Psychologie, qui centralise la collecte des copies d'examen à éliminer et la collecte d'échantillons à conserver, facilitant ainsi l'élimination correcte des copies d'examen, organisée par le vice-doyen chargé de l'organisation académique.
Règlement relatif à l'évaluation et à la notation des étudiants de l'Université de Granada
Article 16 - Conservation du matériel et des documents d'évaluation
- Le corps enseignant conserve jusqu'à la fin de l'année académique suivante les examens, le matériel et les documents sur lesquels se fondent les notes ou, le cas échéant, la documentation correspondante des examens oraux, sur papier ou sous forme électronique, sauf si une plainte ou un recours est en cours, auquel cas ils sont conservés jusqu'à ce qu'une décision définitive soit prise.
- Les travaux et rapports pratiques ayant un seul support matériel sont conservés par les professeurs responsables jusqu'à la fin de l'année académique suivante. A l'issue de cette période, dans les trente jours qui suivent, lesdits matériels peuvent être retirés par les étudiants qui en ont fait préalablement la demande, sauf réclamation ou recours en cours.
Commission andalouse d'évaluation des documents (CAVD)
Grille d'évaluation 170 "Examens et documents d'évaluation"
La série entière peut être supprimée. Cette suppression est effectuée dans les archives de l'Office à la fin de l'année académique suivant celle au cours de laquelle les travaux, examens ou tests d'évaluation ont été effectués. Les dossiers ne peuvent pas être supprimés s'ils contiennent des actes ayant fait l'objet d'un recours, d'une mesure administrative spéciale ou s'ils correspondent à des relations juridiques en vigueur.
Les documents à éliminer seront échantillonnés en conservant un échantillon d'épreuve d'examen et un examen et/ou une épreuve ou un autre test d'évaluation par qualification tous les cinq ans, en sélectionnant des sujets différents à chaque fois que l'échantillonnage est effectué.
- Formulario de remisión de muestras de exámenes y documentos de evaluación (doc)
- Formulario para la eliminación de la documentación (doc)
Enquête d'évaluation des utilisateurs
Enquête d'évaluation des utilisateurs sur les archives de l'Université de Granada, votre opinion sur nos services nous aide à nous améliorer, cela ne vous prendra pas plus de 2 minutes